Foire aux questions (FAQ)

Voici une liste non-exhaustive des questions fréquemment posées.

(cliquez sur la question pour consulter la réponse)

 

Quel intérêt d'avoir une version en ligne ?

Il y a de nombreux avantages au fait de choisir une version en ligne.

Tout d'abord dans le coût de l'application. Vous ne payez que quelques euros par mois, vous n'avez pas à investir une somme importante au démarrage de votre activité.

Il n'y a pas de coût supplémentaire pour la maintenance. Les mises à jour sont faites en temps réel, sans avoir besoin d'installer une nouvelle version. Les mises à jour comprennent les correctifs et les nouvelles fonctionnalités.

Vous pouvez utiliser n'importe quel ordinateur (ou peut-être même votre téléphone) pour accéder au service.
Comme vous n'installez rien sur votre ordinateur, vous n'avez pas à vous soucier de la sauvegarde et de la protection de vos données. Si vous avez un problème sur votre ordinateur, cela n'a pas d'impact sur vos données, donc aucune conséquence néfaste pour votre activité.

De plus, cela nous permet de proposer la relation directe avec votre expert-comptable.

A quoi peut servir un logiciel de facturation ?

Quand on n'a pas beaucoup de factures à faire dans le mois, on peut effectivement se demander si ça vaut le coup d'investir dans un logiciel, alors qu'avec un éditeur de texte, un tableur ou du papier et un crayon, on pourrait très bien faire la même chose !

Le problème avec ces factures manuelles, c'est qu'elles vont être faites par des opérations de copier coller, pour vous faire gagner du temps, mais que vous oublierez toujours de modifier quelque chose, l'adresse, une quantité, une mention, le numéro, la date.

Ce qui devait faire gagner du temps au départ va rapidement devenir source de problème pour le comptable ou pour votre expert-comptable. Et cela va se traduire en temps perdu, mais qui vous sera facturé dans les honoraires.

De plus, quand vous aurez envie de trouver le prix moyen d'un article sur l'année dernière, ou simplement de retrouver le numéro de la facture où vous aviez vendu cette quantité d'articles, ou simplement si vous souhaitez suivre l'évolution de votre chiffre d'affaires en temps réel, vous ne vous en sortirez plus.

Le logiciel de facturation va vous demander un effort au début, car vous allez devoir saisir des données (les articles, les adresses de vos clients), mais tous les avantages que cela va vous procurer dans l'avenir compenseront largement vos efforts.

Les obligations légales seront plus facilement respectées, les calculs sont faits automatiquement, la numérotation sera conforme, etc.. Vous pourrez facilement faire vos factures en quelques clics, les retrouver, les consulter, les imprimer, les envoyer par email, suivre l'évolution de vos ventes, etc.

Peut-on tester gratuitement le service sans engagement ?

Oui, le formulaire d'inscription vous permet d'obtenir un accès gratuit pour une période de 15 jours.

De quoi ai-je besoin pour utiliser le service ?

Le service fonctionne sous Linux, PC ou Mac, ainsi que sur certains appareils mobiles dont l'écran est assez large.

Votre système d'exploitation n'a pas autant d'importance que votre navigateur.
Le navigateur est le logiciel qui vous permet de naviguer sur internet, comme Firefox, Chrome, Opera, Safari, etc.

Vous avez besoin d'un navigateur récent et respectueux des standards, ainsi que d'une connexion internet.

La résolution minimum est de 1024x768 et un minimum de 512mo de RAM est nécessaire.

Nous vous recommandons l'utilisation de Firefox, avec une résolution de 1200x800 pour un meilleur confort d'utilisation.

De plus, pour tous les documents (courriers, devis, factures), le format PDF est utilisé. Vous aurez donc besoin d'un logiciel lisant ce format, comme le lecteur gratuit d'Adobe Acrobat Reader.

Dois-je attendre la fin de mon exercice comptable avant de m'inscrire ?

Non, vous pouvez très bien  faire des devis et factures avec ce service, même si vous aviez commencé avec un autre système.

Vous pouvez préciser la numérotation de votre prochaine facture lors du paramétrage. Faites bien attention dans ce cas à ne plus utiliser l'ancien système.

Dans certains cas exceptionnels, vous pouvez aussi faire cohabiter plusieurs systèmes de facturations, tant que chacun possède sa propre numérotation.

A quoi va servir l'adresse email que j'ai utilisé lors de mon inscription ?

Cette adresse va nous permettre de communiquer avec vous pour toutes les opérations techniques et administratives.

C'est la seule adresse que nous utiliserons pour tous les problèmes, ou les annonces. (opérations de maintenance, mot de passe perdu, avertissement de fin d'abonnement, confirmation d'abonnement, envoi de factures, etc..).

Puis-je utiliser immédiatement le service dès la confirmation de mon inscription ?

Oui, dès que vous avez confirmé votre inscription, vous recevrez un email qui vous demandera de valider cette demande. Ensuite, vous recevrez un nouvel email contenant vos identifiants (Code Organisation, identifiant et mot de passe).

Dès que vous avez vos identifiants, vous pouvez commercer à travailler.

Comment fonctionne le parrainage ?

Vous pouvez parrainer une personne pour lui proposer de tester ce service.

Il suffit d'indiquer l'adresse email de la personne à qui vous souhaitez faire connaître ce service.
Cette personne recevra un email avec votre Code Organisation.

Lors de son inscription à notre service avec cette adresse email, elle devra entrer votre Code Organisation comme Code Parrainage pour vous confirmer comme parrain.

Il n'y a pas de limite à votre nombre de filleuls.

Votre bonus de parrainage ne s'activera qu'à l'abonnement de votre filleul, si vous êtes abonné vous-même.

Comment puis-je bénéficier d'une offre promotionnelle ?

Dans le formulaire d'inscription, vous pouvez indiquer un Code Privilège. Ensuite, lors de votre abonnement, l'avantage correspondant à ce Code Privilège vous sera attribué automatiquement.

En tant qu'Expert-Comptable, pourquoi m'inscrire ?

Ce service est offert aux Experts-Comptables, sans aucun engagement.

Il se veut un outil disponible 24h/24 et 7j/7 vous permettant d'accéder directement à la facturation de votre client, depuis n'importe quel ordinateur.

Vous pouvez rechercher, consulter et même imprimer ses factures, voir sa balance Clients, calculer sa TVA collectée, etc.

Nous espérons qu'il sera pour vous un outil d'accompagnement idéal pour vous économiser du temps dans les missions qui vous sont confiées.

Le service Facturation que nous proposons à faible coût est parfait pour les TPE, PME, Auto-Entrepreneurs, Artisans.

Nous sommes convaincus qu'il peut s'avérer très utile et que sa qualité donnera entière satisfaction à vos clients.

Il n'y a pas de limite au nombre de clients que vous pouvez avoir en relation.

Que se passe-t-il si je n'arrive pas à me connecter au site ?

Nous prenons le plus de précaution possible pour que le service ne soit pas interrompu. Nous avons mis en place un système de surveillance et recevons les alertes en temps réel en cas de problème.

Nous faisons confiance à notre hébergeur pour la partie technique et avons un contrat dans lequel il s'est engagé à intervenir sous 4h en cas de problème.

Si l'accès au service devait être indisponible pendant plus de 24 heures, nous nous engageons à vous offrir un mois gratuit en dédommagement de la gène occasionnée.

Et si je perds mon code d'accès ?

Dans le cadre de connexion, vous avez un lien IDENTIFICATION OUBLIEE.

Cliquez sur ce lien pour obtenir un formulaire de demande de nouveau mot de passe. Remplissez-le avec votre Code Organisation et votre adresse Email.

Vous recevrez rapidement dans votre boite aux lettres un courrier qui va vous demander confirmation de l'opération. Cliquez sur le lien dans ce courrier pour terminer votre demande. Un nouveau courrier va vous parvenir, contenant votre nouveau mot de passe.

Nous vous conseillons de le modifier dès votre reconnexion.

Vous noterez que ce mot de passe est différent du premier car par souci de sécurité, nous ne pouvons relire votre mot de passe. Quand vous le perdez, nous devons donc le changer.

J'ai testé l'application, mais maintenant, je souhaite tout effacer pour repartir à zéro, est-ce possible ?

A tout instant pendant votre période d'évaluation, et aussi au moment de votre abonnement, vous pouvez décider de purger toutes vos données. Seules les données de votre inscription seront conservées.

Par contre, cette option ne sera plus disponible dès la validation de votre abonnement.

Mon activité est particulière. Vais-je pouvoir personnaliser le logiciel suivant mes particularités ?

De nombreuses options de personnalisation sont prévues. Vous pouvez personnaliser pratiquement toutes les listes, classifications, catégories qui sont à votre disposition.

L'étape de paramétrage initiale est importante et vous pouvez voir à chaque connexion votre progression dans ces paramétrages.

Nous sommes à votre écoute afin de vous guider et vous conseiller, et pouvons aussi étudier avec vous des ajustements ou le développement d'un module spécifique à votre besoin.

Comment se passe la sauvegarde de mes données ?

Chaque organisation possède sa propre base de données. Toutes vos opérations sont sauvegardées en temps réel dans votre base.

Les bases sont sauvegardées tous les jours et un archivage automatique des sauvegardes journalières est effectué sur un autre serveur.

Les serveurs ont des disques en RAID, ce qui garantie une continuité de service même en cas de panne d'un disque dur.

Qu'en est-il de la sécurité du service ?

Notre site public est en http, mais le site que vous utilisez pour votre travail est en https.
Nos services utilisent ce protocole HTTPS, qui permet d'avoir des liaisons sécurisées entre votre poste de travail et nos serveurs. Vérifiez bien que l'adresse du site est www.dfis.fr.
Lors de la première connexion vous devrez accepter un certificat.

Soyez vigilant à propos de votre mot de passe. Nous ne vous demanderons JAMAIS votre mot de passe, ni par email, ni au téléphone, ni par courrier. Votre Code Organisation et votre identifiant nous suffisent pour vous identifier.

A chacune de vos connexions, vous retrouvez la date et heure courante, et l'IP de votre poste, ainsi que les date, heure et IP de votre précédente session.

En cas d'anomalie, n'hésitez pas à nous contacter immédiatement. Vous pouvez changer votre mot de passe à tout moment, et nous vous conseillons de le faire régulièrement.

Quel intérêt d'établir, dans le logiciel, une relation avec mon Expert-Comptable ?

Dans le cadre de la mission que vous lui avez confié, il va devoir s'occuper d'une partie de vos formalités administratives, de vos déclarations fiscales, etc.. Il devra alors contrôler vos factures pour faire son travail.

Vous pouvez décider d'établir une relation avec votre Expert-Comptable, cela lui donnera un accès à votre facturation à distance et en temps réel. Il pourra ainsi consulter vos factures et faire ses contrôles sur le chiffre d'affaires et sur la TVA rapidement et sans vous déranger.

Pour cela, il doit comme vous être inscrit à notre service. L'établissement de la relation entre vous se fera par une invitation à votre initiative, ou à la sienne et une confirmation de l'autre partie. Cette invitation se fera par email.

Quand vous êtes inscrit, vous avez accès à un formulaire spécial qui vous permet de lancer une invitation et d'accepter une demande de mise en relation.

Suis-je obligé de donner un accès à mon Expert-Comptable ?

Non, c'est une fonctionnalité facultative.

Bien que cela soit recommandé, ce n'est pas une obligation. Et si vous avez défini une relation avec votre Expert-Comptable, vous pouvez décider à tout moment de l'interrompre.

Puis-je utiliser mon logo ou mon papier à en-tête pour les devis et les factures ?

Oui, pour cela vous devez le scanner, ou bien en avoir une image dans un format numérique (PNG JPG GIF).

Dans vos options de paramétrage, vous pouvez télécharger ce fichier et définir les marges associées.

Prévisualisez ensuite un de vos devis pour vérifier que le chargement et les marges sont correctes.

Mon abonnement arrive à son échéance, comment cela se passe-t-il si je souhaite continuer ?

Vous serez averti par des emails de l'arrivée prochaine de l'échéance de votre abonnement.

Une semaine à l'avance, trois jours avant et la veille du dernier jour, vous recevrez des rappels.

Si vous ne souhaitez pas renouveler, il n'y a rien à faire. Votre abonnement s'arrêtera de lui même sans renouvellement de votre part. Vous conserverez un droit d'accès, en lecture, pendant une certaine période afin de ne pas perturber votre comptabilité.

Dans la rubrique Mon Abonnement, vous aurez la possibilité de prolonger votre abonnement. Après acceptation, vous recevrez une facture par email et vos droits seront réactualisés. La réception rapide de votre paiement vous garantira d'une utilisation du service sans interruption.

Remarque : si vous êtes inscrit mais que vous n'êtes pas encore abonné, à la fin de la période d'essai votre base sera supprimée. Nous vous conseillons de vous abonner avant la fin de la période si vous commencez à utiliser le service pour faire de vrais documents.

J'ai une question pour laquelle je ne trouve pas de réponse ici, comment vous la poser ?

Pour toute question commerciale, technique ou administrative, vous pouvez utiliser notre formulaire de contact. Cliquez sur le lien Contact pour y accéder.

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